PASOS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS

PASOS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS:
Determinar la finalidad de la base de datos.
Determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.
Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
En cuanto determine la finalidad de su base de datos, ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.
Determinar los campos necesarios en la base de datos
Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño: Incluya toda la información que necesite.
Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
No incluya datos derivados ni calculados.
No cree campos que sean similares entre sí.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Determinar a qué tabla pertenece cada campo
A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:
Agregue el campo a una sola tabla.
Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.
Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.
Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro
Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla.
Determinar las relaciones entre las tablas.
necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen entre las tablas.
Perfeccionar el diseño
Hay que diseñar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.).
El Analizador de tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras y relaciones de tablas, si es conveniente, y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas, si es necesario.